Pokud se má eSborovna stát oblíbeným každodenním nástrojem pro získávání nejaktuálnějších informací ze života školy i spolupráci vedení školy a pedagogů nad každodenními úkoly, je velice důležité prostředí a jeho využití pečlivě naplánovat, přizpůsobit potřebám školy, naplnit důležitými daty a představit uživatelům.
Systém eSborovna je provozován pro každou školu individuálně v cloudovém prostředí „Microsoft Office 365 pro školy“. Využívá službu Weby tohoto prostředí (technologie Sharepoint Online), proto je v popisu služeb pro zavedení eSborovny pro školu prostředí Microsoft Office 365 zmiňováno.
I. fáze: Seznámení s možnostmi eSborovny, volba modulů, objednávka služebV prvotní fázi prodiskutujeme možnosti eSborovny, funkce základních modulů, možnosti rozšiřujících modulů i případné požadavky na individuální přizpůsobení. Na základě diskuze společně vydefinujeme rozsah eSborovny, rozsah služeb, které budou se zavedením eSborovny spojené a stanovíme cenu služeb při zavádění eSborovny. Ceník obvyklých služeb je uveden níže na této stránce.
II. fáze: Technická přípravaV této fázi s vedením školy a/nebo ICT správcem zkontrolujeme aktuální stav a využívání služeb Microsoft Office 365 ve škole (pokud nejsou v rámci práce na eSborovna prvotně zakládány), diskutujeme obsah, který bude součástí standardních, příp. rozšiřujících modulů, podrobně definujeme individuální úpravy a moduly, navrhneme časový plán realizace.
III. fáze: Technická realizaceV této fázi je (pokud škola dosud nevyužívala prostředí Office 365) nejprve provedeno zřízení služeb Microsoft Office 365. Pokud již byly používány, tak je provedena kontrola a případná rekonfigurace tohoto prostředí. Následně je v prostředí SharePoint Online (služba Weby) vytvořen nový intranet – eSborovna. Nejprve standardní moduly, následně rozšiřujíci moduly a funkce, resp. individuální úpravy standardních modulů a nakonec, v závěru této fáze (případně později při postupném zavádění prostředí eSborovna) jsou vytvářeny případné individuální evidence, stránky, workflow apod.
IV. fáze: Zaškolení ICT správce, spolupráce při naplnění daty a dokumentyDalší krokem je předání vytvořeného prostředí ICT správci, jeho zaškolení a zejména pomoc a spolupráce při naplnění prostředí reálnými školními daty a dokumenty. Naplnění prostředí reálnými daty a dokumenty školy je jedna z nejdůležitějších fází zavedení eSborovny – pouze prostředí, které je funkční a pro pedagogy ihned prakticky využitelné, se může stát oblíbeným a pravidelně využívaným. Reálná zkušenost ze zavádění eSborovny říká, že teprve v této fázi škola zjistí, kolik informací a dokumentů všude možně rozmístných po školních PC a serverech může být přehledně a snadno dostupných a uspořádaných.
V. fáze: Školení uživatelů, předáníPo naplnění základními daty a dokumenty je prostředí připraveno k zaškolení uživatelů a předání. Pokud škola dosud nevyužívala služby Office 365, je vhodné před školením eSborovny provést nejprve školení služeb Office 365. Po zaškolení uživatelů – aktivních, kteří budou nejčastěji vkládat obsah i pasivních „čtenářů“, pro které bude eSborovna hlavně zdrojem informací – je prostředí eSborovna předáno k pravidelnému užívání. V tomto okamžiku je vhodné prostředí eSborovna nastavit např. jako domovskou stránku učitelů na školní síti, vytvořit odkaz na školní web apod.
VI. fáze: Dlouhodobý provoz prostředí eSborovna, další rozvoj a následná technická podporaDlouhodobý provoz prostředí eSborovna je v rámci cenové politiky společnosti Microsoft ZDARMA.
Po předání prostředí eSborovna je v několika prvních týdnech a měsících velice často vhodné a potřebné provést drobné individuální úpravy prostředí, jejichž potřeba se ukázala až v průběhu využívání. Pro toto období je možné využít individuální služby, případně si na zvolené období za zvýhodněnou cenu předplatit služby placené technické podpory.
